Designed & Developed by Edgineers in collaboration with Ethos.

أمين سر- محرر

 

المسمّى الوظيفي

أمين سر - محرر

القسم

إدارة المؤسسة

الرئيس المباشر:

 المدير العام

مسؤول مباشرة عن:

 

 غير مطبّق

الهدف من الوظيفة:

تنفيذ الأعمال الإدارية واللوجستية الخاصّة  بمجلسي الأمناء والإدارة، والهيئة العامّة،

المهام والمسؤوليات:

على صعيد الأمانة العامّة:

التنسيق الإداري لإجتماعات الهيئة العامة وإجتماعات مجلسي الإدارة والأمناء:

  • التنسيق مع المعنيّين لإعداد جدول الاجتماعات وتجميع سائر المواد والموارد لإرسالها.
  • تجميع سائر العروض المرئية الخاصة بالأمانة العامة قبل الإجتماعات.
  • ‌إعداد ملخّص لما تمَّ تنفيذه من قرارات الاجتماعات السابقة وأسباب عدم تنفيذ ما تبقّى من القرارات.
  • إرسال محاضر الاجتماعات وجدول أعمال الاجتماعات إلى أعضاء المجالس قبل أسبوعين على الأقل من مواعيد الاجتماعات.
  • تحرير الدعوة للإجتماعات وإرسال الدعوات.
  • تدوين محاضر الإجتماعات، وصياغة القرارات التنفيذية المنبثقة عن تلك المحاضر، والتأكد من مشاركتها مع الأطراف الداخلية المعنيّة أو الموظّفين المعنيّين (بعد توقيع رئيس مجلس الإدارة عليها).
  • تحضير سائر النسخ المطبوعة من جداول الإجتماعات والمواد المطلوبة للمناقشة وتنسيق توضيبها وإرسالها إلى مكان الإجتماع.
  • حفظ سجلّ الإجتماعات السابقة وأرشفتها ورقياً وإلكترونياً.

التنسيق اللوجستي لاجتماعات الهيئة العامّة وإجتماعات مجلسي الإدارة والأمناء:

  • التنسيق مع الموظّف اللوجستي في المؤسّسة للإستحصال على تأشيرات السفر لأعضاء المجالس المعنيّين وحجوزات السفر.
  • التنسيق مع الموظّف اللوجستي في المؤسّسة لتنسيق استقبال ومواصلات الأعضاء ، بالإضافة إلى حجوزاتهم في الفندق.
  • التنسيق مع الموظّف اللوجستي في المؤسّسة لحجز غرفة الإجتماعات بالمواصفات المطلوبة.

 

 

أعمال إدارية:

  • تلقّي كافة الإستفسارات من أعضاء المجلس والردّ عليها بعد التنسيق مع رئيس مجلس الإدارة عند الضرورة.
  • تلقّي كافّة الإستفسارات الخارجية الخاصّة بالأمانة العامّة والردّ عليها.
  • تأمين طباعة جميع المراسلات العادية والسرية التي تخصّ رئيس مجلس الإدارة وتدقيقها.
  • صياغة بعض الخطابات مثل خطابات الشكر والاستفسار والمتابعة لبعض الأمور التي قد تهمّ رئيس مجلس الإدارة .
  • التنسيق مع قسم المالية في المؤسّسة بخصوص أي تواصل خاصّ بالشؤون المالية مع الأعضاء.

 

 

 

تحرير:

 

  • المساهمة في كتابة  النصوص والمحتوى المستخدم لتسويق المؤسّسة وإبراز نشاطاتها من محتوى مستخدم للنشر على الانترنت أو في وسائل التواصل الاجتماعية أو في الموقع الالكتروني للمؤسّسة.
  • التواصل مع كافة الأطراف الداخلية في المؤسسة والخارجية لصياغة المحتوى الخاصّ بالمؤسسة بشكل يرضي الأطراف مجتمعة.
  • إعادة كتابة/ كتابة المحتوى التعريفي الخاصّ بأي من مشاريع المؤسّسة  لاستخدامه في أي من النشاطات الترويجية.
  • العمل على محتوى الحملات الدعائية مع قسم التواصل والعلاقات العامة.
  • كتابة مقالات، خطابات، مقدّمات، أو أي مواد ستستخدم في التعريف بالمؤسّسة.

 

العلاقات الداخلية

  • سائر موظّفي المؤسّسة
  • أعضاء مجلسي الإدارة والأمناء والهيئة العامّة.

 

العلاقات الخارجية

  • الشركاء

 

المتطلبات والمؤهلات:

  • درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو اللغة العربية أو الإعلام وخبرة لا تقلّ عن 3 سنوات في مركز مماثل
  • السرية المطلقة
  • مهارات تواصل عالية
  • مهارات التنظيم والتخطيط
  • مستوى عال من الدقة والاهتمام بالتفاصيل
  • إتقان اللغتين العربية والإنجليزية
  • براعة في استخدام الحاسوب ونظمه
  • خبرة في إدارة المشاريع تعتبر إضافة

 

 

خطوات التقديم:

  1. إرسال بريد إلكتروني إلى hr@arabthought.org بعنوان " أمين سر- محرر " بتاريخ أقصاه 31-10-2017 وإرفاق السيرة الذاتية. أي بريد إلكتروني بعنوان آخر سوف يتم تجاهله من لائحة المتقدمين.
  2. سيتم التّواصل فقط مع المتقدمين المختارين للمقابلة.
  3. تاريخ البدء: مباشرةً. المؤسّسة تبحث عن متقدمين يستطيعون الانضمام مباشرة للمؤسّسة أو ضمن الأسابيع القليلة المقبلة.