Designed & Developed by Edgineers in collaboration with Ethos.

مساعد شخصي/ إداري

تعلن المؤسّسة عن وظيفة شاغرة "مساعد شخصي/ إداري". للمهتمين الرجاء الاطلاع على التوصيف الوظيفي أدناه واتّباع الخطوات التالية للتقديم:

المسمّى الوظيفي:

مساعدة إداريّة شخصية

القسم:

الخدمات المشتركة

الرئيس المباشر:

مدير إدارة الخدمات المشتركة

مسؤول مباشرة عن:

غير مطبق

الهدف من الوظيفة:

مساعدة مدير إدارة الخدمات المشتركة في كافّة الملفّات بالإضافة إلى تنفيذ الخطط والتعليمات.

المهام والمسؤوليات:

 

  • إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاصّ بمدير إدارة الخدمات المشتركة.
  • إعداد الخطّة الأسبوعية لأعمال مدير إدارة الخدمات المشتركة.
  • المحافظة على المظهر اللائق لمكتب مدير إدارة  الخدمات المشتركة من حيث النظافة و الترتيب.
  • تحرير وطباعة الخطابات والمراسلات الخاصّة بمدير إدارة الخدمات المشتركة.
  • حفظ وصيانة جميع الملفّات الخاصّة بمدير إدارة الخدمات المشتركة وجميع المشاريع التي يشرف عليها بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها.
  • كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون مدير إدارة الخدمات المشتركة طرفاً فيها.
  • مساعدة مدير إدارة الخدمات المشتركة في جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءً على طلبه الشخصيّ.
  • استقبال وإجراء الاتصالات الهاتفية الخاصّة بمكتب مدير إدارة الخدمات المشتركة وفهرسة الأرقام والعناوين بالتنسيق مع قسم البيانات.
  • المساهمة في تحضير كافة المستندات والعروض الخاصّة بمشاركات مدير إدارة الخدمات المشتركة داخلياً وخارجياً.
  • التحضير للإجتماعات الخاصّة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخصّ موضوع الإجتماع.
  • تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى ومتابعة قرار مدير إدارة الخدمات المشتركة بشأنها وتسجيلها في السجلّات الخاصّة بها.
  • متابعة تجميع كافّة التقارير الواردة من الأقسام وتجميعها في تقرير واحد منسّق.
  • متابعة مبدئية للمتطلبات من الأقسام.
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات الخاصّة بمكتب مدير إدارة الخدمات المشتركة.
  • إخراج المستندات الخاصّة بمدير إدارة الخدمات المشتركة وتنسيقها بشكلها النهائي.
  • المساعدة في إجراء بحوث أوليّة تحضيريّة حول عدد من المواضيع.
  • المساعدة في تحضير جداول مقارنة خاصّة بالمشتريات.
  • تسجيل العطل بأنواعها لكافة موظفي المؤسسة ومتابعة الاستحصال على الموافقات المطلوبة.

العلاقات الداخلية:

  • سائر موظّفي مؤسّسة الفكر العربي

العلاقات الخارجية:

  • جميع زوّار مدير إدارة الخدمات المشتركة

المتطلبات والمؤهلات:

  • درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال وخبرة لا تقل عن سنتين في مركز مماثل
  • المحافظة على السرّية المطلقة
  • مهارات تواصل عالية
  • مهارات التنظيم والتخطيط
  • مستوى عالٍ من الدّقة والاهتمام بالتفاصيل
  • إتقان العربية والإنجليزية
  • براعة في استخدام الحاسوب ونظمه

 

خطوات التقديم:

  1. إرسال بريد إلكتروني إلى hr@arabthought.org بعنوان "مساعد شخصي/ إداري" بتاريخ أقصاه  3030-11-2017 وإرفاق السيرة الذاتية. أي بريد إلكتروني بعنوان آخر سوف يتم تجاهله من لائحة المتقدمين.
  2. سيتم التّواصل فقط مع المتقدمين المختارين للمقابلة.

تاريخ البدء: تبحث المؤسّسة عن متقدمين يستطيعون الانضمام مباشرة للمؤسّسة أو ضمن الأسابيع القليلة المقبلة.